コロナ禍の中で『つながり続ける』ための戦略

remote workforce

今、私たちは大きな困難に直面しています。COVID-19によりあらゆるビジネスの先行きが不明確となり、混乱がもたらされました。業務を続ける方法についても、多くの急な変化を余儀なくされています。

この新しい環境にすばやく順応することは容易ではなく、まるで足元の地面が分刻みで動いているような気持ちになることもあります。前回の投稿では、この危機の初期段階に Indeedが行った対応についてお話しました。以来、完全在宅勤務が真に意味することを多く学んできました。そして今も学び続けています。

この記事では特にコミュニケーションに焦点を当てて、これらの難しい局面を乗り越える方法、そしていかに『つながっている』という感覚を育むかについて見ていきます。これらは私たちにとって効果的なアプローチでした。皆様のご参考になれば幸いです。

 

高い頻度での協力的かつ明瞭なコミュニケーション

COVID-19は私たちの働く場所だけでなく、働き方にも影響を与えています。日常業務は変化し、人々のの状況は個々に異なります。

ここで大切になるのが共感する気持ちです。すでに自分のプライベートスペースを確保していて、テレワークに慣れている人もいます。育児と仕事の責任を何とか両立させている人もいます。一方、孤立感に苦しむ人もいます。状況は複雑で常に変化しており、プレッシャーや困難への人々の反応も様々です。だからこそ、寛容と理解を示すことが重要になってきます。また、従業員との明確なコミュニケーション、透明性、柔軟性を維持することで、会社が従業員をサポートしていることを皆に伝えられます。

企業の規模に関わらず、チームとのコミュニケーションの際に覚えておくべきヒントをいくつかご紹介します。

 

1. Q&Aの時間を設定する

定期的に状況報告の時間を持つことで人々の仲間意識を保つことができます。Indeedでは隔週でシニア・リーダーとのQ&Aセッションを始めました。この1時間のセッション中、従業員は質問を送信したり、関心のある(他の従業員が送信した)質問に投票したりできます。このセッションによって従業員が現状についての明瞭な情報を得られるだけでなく、シニア・リーダーたちにとっては、従業員が一番気にかけていることが何かを知る機会となります。これは非常に効果的なフィードバックのループであり、全員が互いに繋がり合い続けられるのに役立ちます。

 

2. メールで全員に最新情報を提供する

特に大きなニュースがない場合でも、頻繁にメールで状況をアップデートすることが従業員の安心につながることが分かりました。例えば、3月12日、完全在宅勤務の最初の週が終わって、私たちはIndeedの全従業員にメールを送りました。メールの中では私たちが従業員のウイルスへの露出を追跡しながら、COVID-19の危機についてどのように対応しているのか、現状がどうなっているのかを知るための従業員アンケート、COVID-19の影響があった従業員の話から学んだこと、従業員リソースグループやプログラムなど従業員を支援するリソースの情報などを短くまとめました。繰り返しになりますが、これによって私たちは一緒にいるという感覚と、危機に立ち向かうための継続的なアプローチを強めることができました。

 

3. 適正なトーン

メールにおいてトーンは重要であり、メッセージの受け取られ方に大きな影響を与えます。先行きが不明確な中、これはポジティブなトーンを保ついい機会です。私たちのメールコミュニケーションは、広く会話的である一方で、思いやりがあり、共感的で励ますトーンを伝えています。自分たちの安全や健康を維持するためのステップに関する内容については特にそうです。また、不安や心配を和らげるため、ある程度の軽快さをコミュニケーションに取り入れることも試みています。例えば、在宅勤務の自宅のスペースを紹介する写真などです。もちろんですが、メールを送信する前に、自分で読み上げることをお勧めします。

 

4. 何が機能するかを試す

私たちはメールの長さや語調をいろいろと試し続けています。大量のメールを従業員に送るのは避けたいですが、彼らの質問や懸念が正しく対処されていることを確認する必要があります。

 

従業員がリモートで作業できるよう支援する

もちろん、メールを送る以外にもたくさんのことができます。従業員はリモートでの作業に慣れるために調整を続けています。チームが生産性を維持できるよう、私たちはこの移行を可能な限り容易にするには何ができるのか常に考えています。従業員がリモートでの作業に慣れるのに役立つ取り組みのいくつかを以下にご紹介します。

  • 従業員支援プログラム :不安や孤立感を持っていたり、自分の業務環境について誰かと話したいと思う従業員を支援するリソースやサービスを会社は提供します。それは匿名の第三者のヘプルラインからマネージャーからの直接的な支援まで必要に応じた形を取ります。具体的なアプローチは各企業の持つリソースによって異なりますが、原則はすべての企業に適用できます。つまり、『話を聞く準備ができている』こと、です。
  • バーチャルイベント :朝食、ランチ、ハッピーアワーなど、バーチャルイベントを主催して互いにコミュニケーションを取る従業員が増えています。職場で使われるオンライン・コミュニケーション・ツールには ZoomSkypeGoogleハングアウトなどがあり、無料で利用できるものもあります。
  • コミュニケーション・ツール:仕事をする上で社会的な側面は重要ですが、リモート環境になり、大きな影響を受けていることは明白です。会社全体で従業員は互いにつながり、交流し、助け合っています。TrelloSlack などのコミュニケーションやコラボレーションのツールを利用して従業員はつながりやエンゲージメントを維持できます。Slackチャンネルの「#在宅勤務クッキングクラブ」では、従業員がおいしい食事のアイデアをシェアしています。

 

コントロールできないことは気にしない

多くの企業がリモートワークに移行し、子どもたちの通う学校も休校となっています。仕事中でも多くの中断や邪魔が入ることでしょう。ビデオチャット中に後ろで犬が吠えたり、子どもが画面に入ってくることも珍しくありません。このようなことは仕方ないものと受け入れていますし、むしろお互いをさらによく知るいい機会とも考えています。

在宅勤務が始まったことで、従業員の生活を垣間見ることができます。家族に会ったり、家のリノベーションや壁にかかった絵なども話題となり得ます。

物理的に離れているにも関わらず、自宅からの業務に移行することで、同僚の生活が垣間見られ、ある意味、前よりも親密な関係になったかもしれません。

 

継続的な状況確認

信頼、透明性、コミュニケーションの文化を育むには、継続的に従業員に状況をたずねることが重要です。従業員からのフィードバックは会社全体の意思決定に関わるだけでなく、従業員のエンゲージメントを向上させる上で基本的な役割を果たします。

Indeedでは数週間前に世界中の全従業員にアンケートを送信し、これまでのところよい回答を得ています。従業員の81%は『通勤しなくてよい』ことを喜んでいますが、一方で75%は『他の人たちとのつながりがないのが寂しい』と思っています。また、84%は邪魔や中断が増えても、『自宅勤務で生産性を維持している』と回答しています。

これらの洞察を念頭に置いて、この経験から学んだよいこと、つまり、つながりを維持するのに役立つツールや方法、ヒントなどを採用し、再びオフィスに通勤するようになったときにも活かす予定です。

ここ数週間で多くのことを学びましたが、すべての答えがあるわけではありません。私たちの経験とそこから学んだ教訓が皆さんのお役に立つことを願っています。この先行きの見えないときに、解決策を探している人は少なくないでしょう。私たちはお互いを支え合い、互いに学び合う機会を与えられたのです。今日、皆が共有する考えやアイデア、戦略がかつてないほど重要になっています。

 

原文はこちら:Strategies for Staying Connected in the Time of COVID-19